O Reitor da Universidade Federal do Paraná, no uso de suas atribuições, tendo em vista o que consta no processo nº 23075.250001/2016-09, e considerando: O que consta no Decreto nº 8.539, de 08 de outubro de 2015 da Presidência da República, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional; A Portaria nº 1.042, de 04 de novembro de 2015 do Ministério da Educação, que dispõe sobre a implantação e o funcionamento do processo eletrônico no âmbito do Ministério da Educação; O Termo de Cooperação Técnica celebrado entre a UFPR e o Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, em 17 de julho de 2016, mediante processo administrativo nº 05110.002503/2016-61,

RESOLVE:

Art. 1º – Instituir o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) no âmbito da Universidade Federal do Paraná (UFPR), como sistema oficial de gestão de processos e documentos eletrônicos e determinar a criação de normas, rotinas e procedimentos de instrução do processo eletrônico.

Parágrafo Único – O SEI foi implantado na UFPR em 09 de dezembro de 2016 e será de uso obrigatório na UFPR a partir de 18 de janeiro de 2017 para a gestão eletrônica de processos administrativos, processos financeiros e documentos, englobando a produção, edição, assinatura, tramitação e controle de arquivamento de documentos produzidos nas atividades meio e fim da universidade.

Art. 2º – A implantação do SEI na UFPR deverá atender às seguintes diretrizes e objetivos: I – Promover a modernização da gestão de documentos digitais e dos processos eletrônicos; II – Sensibilizar os servidores (colaboradores) para a mudança de cultura no que diz respeito à substituição do uso de documentos e processos em papel para o meio digital; III – Assegurar a eficácia, eficiência e efetividade da gestão de processos no âmbito da UFPR; IV – Promover, com segurança, transparência e economicidade, a produção de processos em meio digital; V – Garantir o controle da tramitação de processos; VI – Fomentar a celeridade na tramitação de processos; VII – Viabilizar a sustentabilidade ambiental com o uso adequado da tecnologia da informação e comunicação (TIC); VIII – Facilitar o acesso às informações e às ações de transparência ativa; IX – Propiciar a satisfação dos usuários do sistema na UFPR; X – Apoiar a Estratégia de Governança Digital (EGD) no âmbito da UFPR.

Art. 3º – Os processos criados e ativos no Sistema de Informações para o Ensino (SIE), poderão ter os seguintes tratamentos: I – Continuar seu trâmite por meio do SIE até que o mesmo seja encerrado; Parágrafo Único: Quando o processo for encerrado no SIE, os documentos físicos (em papel) devem atender às normas arquivísticas determinadas pelo Arquivo Central da UFPR.

II – Passar por processo de digitalização que contemple o reconhecimento óptico dos caracteres, respeitando as características dos documentos resultantes deste processo, para incorporação dos mesmos ao SEI.

Parágrafo 1º – O processo aberto no SIE e que foi digitalizado para ser incorporado ao SEI deverá ser encerrado no SIE e deverá ser aberto no SEI com o mesmo número do processo do SIE e deverá possuir um Termo de Encerramento do Processo Físico e de Abertura de Processo Digital anexado ao mesmo; Parágrafo 2º – O mesmo Termo de Encerramento do Processo Físico e de Abertura de Processo Digital deverá constar como documento do processo aberto no SEI.

Art. 4º – Os documentos das áreas acadêmicas e administrativas da UFPR gerados em outros sistemas eletrônicos permanecerão sob a gestão dos respectivos sistemas e, caso necessário, deverão ser incluídos no SEI para tramitação.

Art. 5º – Os processos e documentos do Complexo Hospital de Clínicas (CHC) continuarão seus trâmites regulados pelo SIE, exceto para processos relacionados a Recursos Humanos para servidores do Regime Jurídico Único lotados naquele Complexo.

Art. 6º – Estabelecer que até 31 de março de 2017 a Equipe Gestora e de Apoio do SEI da UFPR, designada pela Portaria nº 469/PRA, de 07 de novembro de 2016, apresente proposta de regulamentação do uso e gestão do SEI na UFPR ao Gabinete do Reitor.

Art. 7º – A assinatura eletrônica, ou seja, aquela realizada por meio de usuário e senha no SEI, será considerada válida para todos os efeitos legais no âmbito da UFPR.

Art. 8º – O SEI deverá estar integrado com as bases de dados institucionais para fins de autenticação, cadastro de unidades e de pessoas. O organograma da UFPR deverá ser mantido atualizado, assim como os servidores e colaboradores lotados e registrados formal e corretamente nas unidades organizacionais e nas bases de dados apropriadas.

Art. 9º – Esta Portaria entra em vigor na data de sua assinatura.