Sobre os registros no Sistema de Controle de Frequência, temos três possibilidades:
Trabalho presencial – Efetuar o registro normalmente no Sistema de Controle de Frequência.
Trabalho remoto – Efetuar o registro normalmente no Sistema de Controle de Frequência e após o processamento do sistema aparecerá a ocorrência “00387 – Trabalho Remoto – COVID-19”.
Funcionalidade “Afastamento COVID-19” – servidores que em razão da natureza das atividades desempenhadas não puderem executar suas atribuições remotamente, conforme análise e definição com a chefia imediata, terão a sua frequência abonada ao acessar no menu principal do Sistema de Controle de Frequência a funcionalidade “Afastamento – COVID-19” e clicar no botão “Ativar”. Com isso, o sistema abonará automaticamente os dias e criará a ocorrência especial “00388 – Afastamento – COVID-19”.
Além das orientações acima, seguem algumas perguntas e respostas que podem auxiliar a esclarecer algumas dúvidas específicas sobre o Sistema de Controle de Frequência e Ordem de Serviço Nº 003/REITORIA
Observação: Novas orientações poderão ser adotadas em decorrência de edição de normativa posterior e/ou alteração da fase em que a Universidade Federal do Paraná for enquadrada.
I – SISTEMA DE CONTROLE DE FREQUÊNCIA: REGISTRO DO PONTO ELETRÔNICO
1 – Sobre a funcionalidade “Afastamento COVID-19” (ocorrência especial “00388 – Afastamento – COVID-19”), digamos que um servidor esteja trabalhando presencialmente em dias alternados, com a autorização da chefia imediata para a realização de atividades essenciais e urgentes, e nos demais dias, em razão da natureza das atividades desempenhadas, esteja em casa sem a possibilidade de realizar o trabalho remoto. Assim, como o ponto deverá ser registrado?
A funcionalidade “Afastamento COVID-19”, quando ativada, abonará automaticamente o dia todo. Desta forma, dependendo dos dias trabalhados presencialmente, o servidor deverá clicar em “Ativar” ou “Desativar”. Por exemplo: se o servidor na segunda, quarta e sexta-feira for trabalhar presencialmente, deverá “Desativar” a funcionalidade “Afastamento COVID-19” antes de registrar o ponto normalmente e nos demais dias deverá “Ativar”.
2 – Se um servidor estiver com a funcionalidade “Afastamento COVID-19” ativada e trabalhar na segunda-feira presencialmente apenas das 13:00h às 17:00h, conforme acordado com a chefia imediata para a realização de atividades essenciais e urgentes, o servidor desativará a funcionalidade e registrará o ponto normalmente nos horários mencionados, mas o que acontecerá com o período da manhã?
A funcionalidade “Afastamento COVID-19”, quando ativada, abonará automaticamente o dia todo, após processamento do sistema. Por isso, ao desativar antes do registro às 13:00h (conforme exemplo), a funcionalidade perde o efeito de abono e o período da manhã deverá ser abonado pela chefia imediata no momento da análise da Folha Ponto, se for o caso.
3 – Conforme consta na Ordem de Serviço nº 003/REITORIA e Memorando-Circular nº 001/PROGEPE, os servidores que estão executando suas atividades de forma presencial ou remota deverão registrar o ponto normalmente e a diferenciação entre as duas formas de trabalho ocorrerá por meio da identificação do endereço de IP (Protocolo da Internet) da Rede, automaticamente verificado pelo sistema. Mas como o sistema interpretará estes registros?
Os horários registrados em trabalho remoto ficarão marcados em amarelo na Folha Ponto e, após o processamento do sistema, aparecerá a ocorrência “00387 – Trabalho Remoto – COVID-19”.
4 – Digamos que um servidor trabalhe no período da manhã presencialmente (8:00h às 12:00h) e depois das 13:00h às 17:00h em casa (trabalho remoto). Como o sistema interpretará esta situação?
O sistema vai gerar a ocorrência referente ao trabalho remoto “00387 – Trabalho Remoto – COVID-19”. A regra é: se existe pelo menos 1 registro feito fora da rede da UFPR (trabalho remoto), a ocorrência é criada. Assim, a diferença nos horários na Folha Ponto será 08:00h e 12:00h indicados sem destaque (presencial), e os registros 13:00h e 17:00h marcados em amarelo, o que demonstra que neste intervalo o servidor estava em trabalho remoto.
5 – Se um servidor precisa comparecer presencialmente em seu local de trabalho na UFPR para realizar atividades essenciais e urgentes, conforme acordado com a chefia imediata, e finaliza estas atividades em 2 horas no período da manhã (exemplo: 8:00h às 10:00h) e depois realizará o seu trabalho remotamente, como o servidor deve registrar o seu ponto eletrônico?
O servidor deve registrar presencialmente a entrada às 8:00h e a saída às 10:00h. Entretanto, o Sistema de Controle de Frequência está parametrizado para que somente após 1 hora de intervalo o servidor possa registrar novamente a entrada, neste caso, o servidor só poderá registrar o início do trabalho remoto a partir das 11:00h.
6 – Um servidor não está conseguindo realizar o seu trabalho remotamente pois não têm equipamentos adequados em casa. A funcionalidade “Afastamento COVID-19” (ocorrência especial “00388 – Afastamento – COVID-19”), deverá ser ativada para que o ponto seja abonado?
Não, pois nesta situação o servidor poderá levar os equipamentos da UFPR sob sua responsabilidade patrimonial para realização de tarefas funcionais remotamente. Para fazer uso dos equipamentos, o servidor deverá preencher o documento “DPA: Termo de Portabilidade”, disponível no SEI. O documento também informa que, para agilizar o processo, o Termo de Portabilidade deverá ser emitido pelo servidor detentor da carga patrimonial do(s) bem(ns) e ser assinado por ele e por sua chefia imediata. Na sequência o processo deverá ser encaminhado à Divisão de Patrimônio – PRA/DELOG/DPA para os devidos registros e controles. A Ordem de Serviço nº 004/2020 – PRA regulamenta os termos e presta demais informações.
7 – Se um servidor está utilizando os equipamentos da UFPR sob sua responsabilidade patrimonial para realização de tarefas funcionais remotamente, conforme preenchimento do documento “DPA: Termo de Portabilidade” e demais encaminhamentos, o Sistema de Controle de Frequência conseguirá identificar o registro do ponto como trabalho remoto (ocorrência “00387 – Trabalho Remoto – COVID-19”)?
Sim. O equipamento utilizado no trabalho remoto não interfere na geração da ocorrência. O sistema fará a identificação por meio do endereço de IP (Protocolo de Internet) da Rede que o servidor está utilizando remotamente e ao verificar que o endereço de IP não está relacionado com a Rede da UFPR, após o processamento, o sistema gerará a ocorrência “00387 – Trabalho Remoto – COVID-19”.
8 – Há algum problema em registrar o ponto por meio do acesso do Sistema de Controle de Frequência pelo celular/smartphone?
Não há problema. Entretanto, o registro de ponto pelo celular/ smartphone é medida excepcional permitida só no período de pandemia. Assim, como foi respondido na pergunta nº 7, o equipamento utilizado no trabalho remoto não interfere na geração da ocorrência “00387 – Trabalho Remoto – COVID-19”. O sistema fará a identificação por meio do endereço de IP (Protocolo de Internet) da Rede que o servidor está utilizando remotamente e ao verificar que o endereço de IP não está relacionado com a Rede da UFPR, após o processamento, o sistema gerará a ocorrência “00387 – Trabalho Remoto – COVID-19”.
9 – Os registros efetuados no ponto eletrônico que geram as ocorrências “00387 – Trabalho Remoto – COVID-19” e “00388 – Afastamento – COVID-19” resultam em algum impacto financeiro/salarial automático na ficha financeira/contracheque do servidor?
Não. As novas funcionalidades e respectivas ocorrências criadas no Sistema de Controle de Frequência da UFPR apenas formalizaram o que já era orientado e em cumprimento ao determinado pela Instrução Normativa nº 109, de 29 de outubro de 2020, do Ministério da Economia. O impacto financeiro de faltas e ausências dos servidores em folha de pagamento só é efetivado quando a chefia imediata faz a comunicação de faltas e atrasos por meio de processo SEI, conforme determina a Portaria nº 18.785/PROGEPE, de 09 de agosto de 2016.
Entretanto, de acordo com os artigos 19 e 21 da Instrução Normativa nº 109/2020, fica vedado o pagamento de adicionais ocupacionais e do auxílio-transporte aos servidores e empregados públicos que executam suas atividades remotamente ou que estejam afastados de suas atividades presenciais pela aplicação do disposto nesta Instrução Normativa, assim, para estas situações as ocorrências devem ser registradas pela PROGEPE no Módulo Afastamentos do SIGEPE, administrado pelo Ministério da Economia.
As ocorrências “00387 – Trabalho Remoto – COVID-19” e “00388 – Afastamento – COVID-19”, registradas no Módulo Afastamentos do SIGEPE/ME, resultarão em descontos referentes ao auxílio transporte e ao adicional ocupacional gerados no SIAPE que é controlado pelo Ministério da Economia, com exceção dos casos em que haja decisão judicial amparando o pagamento de tais rubricas.
II – Autodeclarações – Ordem de Serviço nº 003/REITORIA
10 – Todos que se enquadram nas hipóteses do artigo 3º devem preencher a autodeclaração relacionada com a sua situação, até mesmo para os casos que estão utilizando a funcionalidade “Afastamento COVID-19” (ocorrência especial “00388 – Afastamento – COVID-19”) e que devido à natureza das atividades não podem executar as suas atribuições remotamente?
Sim. As autodeclarações são essenciais para a execução do planejamento das unidades no caso de eventual retomada das atividades presenciais. Assim, as chefias imediatas deverão receber as autodeclarações de todos os servidores que se enquadram nas situações em que o trabalho remoto necessita ser priorizado em suas respectivas unidades de acordo com o disposto no artigo 3º da Ordem de Serviço nº 003/REITORIA, independentemente se o servidor estiver utilizando a funcionalidade “Afastamento COVID-19”, devido à natureza das atividades, o que será analisado pela chefia imediata.
Entretanto, as hipóteses do artigo 3º não se aplicam aos servidores em atividades nas áreas de segurança, saúde ou de outras atividades consideradas essenciais pela Instituição.
Ressalta-se também o disposto no parágrafo terceiro do artigo 4º da citada Ordem de Serviço: “Havendo alteração quanto à situação que gerou o preenchimento da autodeclaração, é dever do(a) servidor(a) informar o fato a sua chefia imediata para atualização do planejamento da unidade.”
11 – Há algum impedimento ao servidor de realizar atividades essenciais e urgentes presencialmente, se este tiver preenchido uma autodeclaração referente a alguma hipótese do artigo 3º da Ordem de Serviço nº 003/REITORIA?
As autodeclarações são preenchidas para a identificação dos servidores aos quais o trabalho remoto necessita ser priorizado em suas respectivas unidades por apresentarem condições ou fatores de risco, os quais não devem ser expostos a situações de possível contato. Assim, os servidores que assinaram autodeclaração não podem comparecer ao local de trabalho na UFPR para realizarem atividades presenciais.
12 – As autodeclarações referentes às hipóteses do artigo 3º da Ordem de Serviço nº 003/REITORIA podem ser preenchidas também pelas chefias imediatas?
Sim. As autodeclarações são para todos os servidores que se enquadram nas situações em que o trabalho remoto necessita ser priorizado no caso de eventual retomada das atividades presenciais, com exceção dos servidores em atividades nas áreas de segurança, saúde ou de outras atividades consideradas essenciais pela Instituição.
Nos casos dos servidores ocupantes de função ou cargo de direção, as autodeclarações deverão ser enviadas ao superior imediato para o e-mail institucional da unidade.
Contudo, assim como deve ser para todos os servidores, conforme parágrafo quarto do artigo 7º da Ordem de Serviço nº 003/REITORIA: “Sempre que possível, os servidores devem proceder atividades domiciliares mediante a utilização de plataformas digitais ou outras formas similares para cumprimento e comprovação de sua carga horária.”
Além disso, ressalta-se o disposto no parágrafo terceiro do artigo 4º da citada Ordem de Serviço, sobre a necessidade de informar ao superior imediato no caso de haver alteração quanto à situação que gerou o preenchimento da autodeclaração para atualização do planejamento da unidade.
13 – Uma servidora é lactante e possui um filho em idade escolar que está com as atividades escolares ou em creche suspensas, por motivos de força maior relacionadas ao Coronavírus. Qual(is) autodeclaração(ões) a servidora deverá preencher para ser priorizada no trabalho remoto?
As autodeclarações disponíveis nos anexos da Ordem de Serviço nº 003/REITORA são as que estão presentes na Instrução Normativa nº 109, de 29 de outubro de 2020, do Ministério da Economia. Para esta situação, a servidora deverá preencher a AUTODECLARAÇÃO DE FILHO(S) OU MENOR SOB GUARDA EM IDADE ESCOLAR, pois nesta autodeclaração consta a informação de que “…tenho filho ou menor sob guarda em idade escolar ou INFERIOR e que necessitam da minha assistência…”. Assim, a servidora preencherá a autodeclaração com os nomes e idades dos dois filhos, para o filho em idade escolar preencherá as informações sobre a escola/creche e para o outro filho ao lado do nome poderá incluir a informação entre parênteses “lactante”.
14 – Se o servidor se enquadrar em mais de uma hipótese do artigo 3º da Ordem de Serviço nº 003/REITORIA, ele deve preencher todas as autodeclarações em que se enquadre?
Sim. As autodeclarações são essenciais para a execução do planejamento no caso de eventual retomada das atividades presenciais, para que seja possível verificar quais servidores se enquadram nas situações em que o trabalho remoto necessita ser priorizado em suas respectivas unidades, com base nas hipóteses previstas no artigo 3º da Ordem de Serviço nº 003/REITORIA. Então, caso o servidor se enquadre em mais de uma hipótese, este deve preencher e assinar todas as autodeclarações pertinentes à sua situação e encaminhar à chefia imediata para o e-mail institucional da unidade.
15 – Sou servidor e tenho idade igual ou superior a sessenta anos, qual autodeclaração devo preencher?
As autodeclarações disponíveis nos anexos da Ordem de Serviço nº 003/REITORA são as que estão presentes na Instrução Normativa nº 109, de 29 de outubro de 2020, do Ministério da Economia. A hipótese de idade igual ou superior a sessenta anos é apresentada no inciso I do artigo 3º da Ordem de Serviço nº 003/REITORIA, que se refere aos servidores que apresentam as condições ou fatores de risco, assim o servidor deve preencher e assinar a AUTODECLARAÇÃO DE SAÚDE e encaminhar à chefia imediata para o e-mail institucional da unidade, pois nesta autodeclaração consta a seguinte informação: “…em razão de possuir fator, condição ou situação de risco para agravamento de Covid-19”.
Maiores esclarecimentos poderão ser obtidos com a Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas – PROGEPE, por meio do e-mail: progepe@ufpr.br.