Por um pedido da Administração Central a PROGEPE em parceria com o Setor Palotina deram inicio ao projeto de pool de secretarias.
O Projeto foi desenvolvido pelos servidores Sabrina Brune, Elias Naor Schlosser e Douglas Leonardo Fossá.
Os servidores também elaboraram e apresentaram artigo sobre o tema no 16º Encontro Regional e 27ª semana acadêmica do curso de secretariado executivo na UNIOESTE
Tal demanda foi necessária, pois foram identificados diversos problemas organizacionais em diversos Setores da UFPR, entre eles a possibilidade de evitar a perda da eficiência, sendo o Setor Palotina um projeto piloto para aplicação se necessário, em toda a UFPR.
A UFPR Palotina iniciou suas atividades em 1993, ofertando apenas o curso de Medicina Veterinária. Em 1997, quando a primeira turma do curso se formou, o campus possuía cerca de 15 docentes, 20 técnico-administrativo e aproximadamente 300 estudantes. Com a adesão ao Programa de Apoio a Planos de Reestruturação e Expansão das Universidades Federais (Reuni) no dia 30 de outubro de 2007, a UFPR Palotina passou a ofertar os oito cursos que juntos podem alcançar a capacidade máxima de 2.860 alunos matriculados até o ano de 2015.
Além do ingresso de acadêmicos, a UFPR Palotina contava com apenas 14 docentes efetivos (suficientes para cobrir a demanda das disciplinas do curso de Medicina Veterinária) antes da adesão ao Programa REUNI, em 2007. Este número cresceu 714%, visto que no início de 2014, a instituição passou a contar com 100 docentes efetivos.
A Direção da UFPR Palotina em conjunto com os secretários, encabeçaram o projeto de desmembramento da secretaria em duas, com funções distintas e delimitadas. Porém, considerando a complementaridade dos processos e do fluxo documental, suas ações permanecem integradas. Surgiram então a Secretaria Acadêmica de Graduação e a Secretaria dada a necessidade de adequar os espaços, o atendimento e a gestão documental as novas demandas originadas pela expansão da UFPR Palotina.
Sendo assim com dez servidores do quadro, sendo três com função gratificada e mais dois servidores terceirizados, pode-se aproveitar a organização e sinergia no ambiente de trabalho que coordenadamente atendem com qualidade oito cursos de graduação, quatro cursos de pós-graduação e mais sete departamentos, sendo atendidos 1467 alunos matriculados, 125 docentes e 85 técnico-administrativos, além da comunidade externa. Com o crescimento dos cursos que foram criados e a chegada de novos servidores, tem-se a expectativa de atendimento de até 2500 alunos, 149 docentes e 99 técnicos que estarão no Setor nos próximos anos.
Demonstra-se assim que a implantação de pool de secretarias foi muito relevante para a instituição na medida em que melhorou o ambiente de trabalho, melhorou o atendimento ao público e trouxe melhores condições de vida aos servidores envolvidos.